Документационное обеспечение управления — это деятельность аппара­та управления, охватывающая вопросы документирования и организа­ции работы с документами в процессе осуществления им управленчес­ких функций. От правильной организации и наиболее полной механи­зации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами.

Основой деятельности кадровых служб являются учет, отчетность и ведение ор­ганизационно-распорядительной документации, которая включает три основные группы документов:

♦     организационные (положения, инструкции, правила, уставы);

♦     распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, рекомендации);

♦     справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и до­кладные записки, перечни, справки, списки и др.).

Наиболее важные вопросы организации делопроизводства в кадровых службах предприятий и организаций определяются основными положениями единой го­сударственной системы делопроизводства. В каждом отделе кадров формируется номенклатура дел, представляющая собой утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел составляются на основе примерных и типовых номенклатур, которые разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами по согласованию с архивными учреждениями.

До составления номенклатуры дел в отделе кадров проводится следующая работа:

•     определяются документы для включения в номенклатуру, наименования дел (на­пример, "Отчеты о работе с кадрами в 2001 году");

_•     устанавливается порядок расположения дел (классификационная схема номен­клатуры — ее последовательность);

_•     определяются сроки хранения дел и система их индексации;

_•     оформляется, согласовывается и утверждается номенклатура дел отдела. Первичными документами по учету кадров на предприятии (в организации)

являются приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книж­ках и др.). Личные карточки заполняются отделом кадров на всех работников, при­нятых на постоянную, временную или сезонную работу, на основании опроса рабочего или служащего и соответствующих документов: паспорта, диплома, тру­довой книжки, удостоверения и др. О всех последующих изменениях в трудовом пути работника в личных карточках делаются соответствующие отметки, после ознакомления с которыми он ставит свою подпись.

На специалистов с высшим образованием кроме личной карточки заполняется также учетная карточка. Заполненную учетную карточку подписывает поступаю­щий на работу и заверяет начальник отдела кадров.

Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке. Они составляют картотеку личного состава организации. По данным личных карточек ведут учет численности, состава работ­ников и его изменений в соответствии с типовой и отраслевыми инструкциями по статистике численности рабочих и служащих. На крупных предприятиях для об­легчения работы с картотекой на каждого работника заводят вспомогательную ал­фавитную карточку. Картотека указанных карточек ведется по предприятию (организации) в целом, карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке и содержат следующие сведения: фамилия, имя, отчество, цех, отдел; занимаемая должность; номер личного дела и табельный номер. Личные карточки работников после их увольнения хранятся в отделе кадров предприятия в течение двух лет, а затем в архиве предприятия еще 33 года.

На руководителей, специалистов, а также материально ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые пред­ставляют собой набор различных документов, характеризующих их биографичес­кие, деловые и личностные качества. Личные дела систематизируются в алфавит­ном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В них входят такие документы: опись документов, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобио­графия, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копии представлений для назначения или утверждения в должности, копии материалов по результатам конкурсов специалистов и выборов руководителей, характеристики (отзывы), аттестационные листы, копии приказов о поощрениях и взысканиях, дру­гие документы, характеризующие работника. Каждому личному делу присваивают порядковый номер, соответствующий номеру в штатно-должностной книге, кото­рый записывают в алфавитную книгу личных дел предприятия.

Штатно-должностная книга представляет собой основной рабочий документ отдела кадров, который отражает состояние укомплектованности аппарата пред­приятия, организации и их подразделений руководителями, специалистами и слу­жащими. Указанную книгу составляют работники по кадрам на основе штатного расписания по следующей форме: номер по порядку, наименование подразделений и должностей, должностной оклад (ставка); категория персонала, фамилия, имя, от­чество, год рождения, образование и специальность, дата и номер приказа о назна­чении на должность. Порядковые номера записей работников в штатно-должност-ной книге в целях оперативного поиска необходимых данных присваивают их лич­ным делам и личной карточке.

Для получения различных справок о работающих, переведенных, выбывших, об общем и непрерывном стаже работы для отметки в бюллетенях социального стра­хования в отделе кадров ведется алфавитная книга. Она составляется на всех рабо­чих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих. В алфавитную книгу, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников.

Для определения частоты сменяемости кадров по той или иной должности и бо­лее детального изучения причин нежелания работников замещать данную долж­ность отделы кадров ведут должностные карточки по приведенной ниже форме.

Заполнение личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров ра­ботник заполняет собственноручно, отвечая на все поставленные вопросы: фами­лия, имя, отчество; пол; год, число и месяц рождения; образование (указывается на­звание и местонахождение учебного заведения, наименование полученной специ­альности и квалификации по диплому); владение иностранными языками; ученая степень и ученое звание; научные труды и изобретения; выполняемая работа с на­чала трудовой деятельности; государственные и другие награды; отношение к во­инской обязанности и воинское звание; семейное положение; домашний адрес; дата заполнения.

В конце листка по учету кадров ставится личная подпись заполняющего его лица.

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно, в про­извольной форме, однако с соблюдением определенных требований. При поступле­нии на работу автобиографию пишут от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Форма изложения — повествовательная (от первого лица).

 

Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было со­ставить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных ка­чествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечислением должностей, необходимо объяснить причины перехода с од­ной работы на другую. Если временно не работал, надо указать причину. Необхо­димо также написать о переменах места жительства.

В автобиографии обычно указывают название документа; имя, отчество и фа­милию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилию, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образо­ванию; вид трудовой деятельности; последнее место работы; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; ставят лич­ную подпись.

Характеристика — официальный документ, который выдает администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда воп­росов (таких как поступление в учебное заведение, командирование на работу в другую страну, аттестация на должность и т. п.). Она может быть оформлена на об­щем бланке формата А4.

В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных качеств.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указа­ние должности лица, которому выдается характеристика; наименование организа­ции, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; под­писи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные меж­ду собой составные части:

• п е р в а я ч а с т ь — анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование;

^ в т о р а я ч а с т ь — данные о трудовой деятельности (специальность, продолжи­тельность работы на данном предприятии или в организации, сведения о про­движении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.);

^ т р е т ь я ч а с т ь — собственно характеристика, т. е. оценка личностных и де­ловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального и культур­ного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам); наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений;

^ ч е т в е р т а я ч а с т ь — заключительная — содержит вывод, в котором указыва­ется назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристи­ку руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже про­ставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, ко­торые ее запросили.